Microsoft Planner: la aplicación de administración de Office 365

Logotipo de Microsoft Planner

UN Una planificación bien pensada es el principio y el fin conceptual o trabajo en equipo y no necesita siempre un software de gestión de proyectos completo. Microsoft Planner es un herramienta basada en web para la gestión de tareas y una buena alternativa para pequeñas y medianas empresas. Aquí puede averiguar qué puede hacer la herramienta de organización de Microsoft y si vale la pena adquirirla para sus fines.

  • Microsoft Planner ofrece una serie de funciones prácticas para la colaboración en equipos y grupos de trabajo.
  • Con la herramienta de planificación, puede realizar un seguimiento de sus tareas y planificar sus horas de trabajo de manera óptima.
  • Microsoft Planner también funciona en dispositivos móviles con Android o iOS.

1. ¿Para quién es adecuado Microsoft Planner?

Microsoft Planner es una pequeña herramienta útil que le permite Asignar tareas y definir y organizar cronogramas. En comparación con los grandes programas de gestión de proyectos como Vista del plan o PM-inteligente solo lo posee funcionalidad limitada, pero sigue siendo una herramienta maravillosa para gestionar proyectos más pequeños y el complemento perfecto para Microsoft Teams.

Por ejemplo, puede utilizar Microsoft Planner siempre que

  • Además, no tiene que gestionar ninguna capacidad o recurso
  • Se planea un enfoque ágil (por ejemplo, Kanban o Scrum)
  • no hay interdependencias entre las tareas

Bueno saber: Microsoft Planner también se puede conectar al cliente de Project Online a través de la interfaz estándar o herramientas especiales de terceros.

2. Microsoft Planner de un vistazo

Microsoft Planner es integrado en el entorno de Office 365 y por lo tanto posee, entre otras cosas Interfaces para SharePoint, Teams o Outlook.

Si ya tiene una suscripción empresarial de Office 365, puede acceder fácilmente al programa a través del portal de Office 365 como se describe a continuación.

  1. Abra la página de inicio de Office 365 Server a través de su navegador ( http://office.com/signin o https://portal.office.com) e inicie sesión en su cuenta.
  2. Seleccione el icono Planificador en el campo de inicio de la aplicación o el mosaico de Microsoft Planner en la página de inicio del escritorio de Office 365.

Bueno saber: Si no se muestra el mosaico de Microsoft Planner, normalmente puede encontrarlo a través de «Todas las aplicaciones» o «Explorar todas las aplicaciones» fundirse.

Sorprendentemente, Microsoft no ofrece una aplicación Planner para Windows para descargar. Actualmente, una aplicación solo está disponible para Android y iPhone.

Entrada clara: el escritorio de Microsoft Office 365 Planner.

Entrada clara: el escritorio de Microsoft Office 365 Planner.

2.1. Crea nuevas tareas en Microsoft Planner

Después de comenzar, Microsoft Planner primero le pedirá que cree un nuevo plan. La vista se abre automáticamenteSi este no es el caso, puede utilizar el cuadro de diálogo Abra manualmente con el botón «Crear plan».

Déle a su plan de proyecto un nombre significativo y defina la configuración de privacidad.

Déle a su plan de proyecto un nombre significativo y defina la configuración de privacidad.

A continuación, define las fases de su proyecto en forma de los denominados «depósitos».. Estos no son más que los encabezados de columna que usa Divide y ordena tus tareas.

Ahora puede agregar tareas debajo de cada depósito. Corresponden a los pasos de trabajo individuales de su proyecto e incluyen los siguientes criterios:

  • Nombre y descripcion
  • estado
  • Fechas de inicio y vencimiento
  • Asignado a
  • Inversiones
  • Lista de Verificación
La vista detallada de las tareas en Microsoft Planner.

La vista detallada de las tareas en Microsoft Planner.

3. Una descripción general de las funciones más importantes de Microsoft Planner

Microsoft Planner es la forma más sencilla de organizar tareas y trabajar en ellas en todas las plataformas. Aquí le presentamos las características más importantes de la pequeña herramienta eléctrica:

3.1. Gestión colaborativa de tareas para una mejor visión general

Puede utilizar el panel de Microsoft Planner una lista de todas sus tareas y ver su estado (en todos los planes). hacer clic para hacer esto, haga clic en el botón «Mis tareas» en el menú de navegación de la izquierda. Después de crearlo, simplemente puede asignar una tarea al miembro del equipo apropiado usando arrastrar y soltar. Si a alguien se le asigna una nueva tarea, la recibe de Microsoft Planner recibir automáticamente una notificación.

Puede utilizar el botón "Mis tareas" para ver todas sus tareas actuales.

Puede utilizar el botón «Mis tareas» para ver todas sus tareas actuales.

Con la ayuda de Funciones de transparencia y seguridad pueden los miembros del equipo Realice un seguimiento en todo momento de quién está trabajando actualmente en qué tareay dejar o responder a comentarios sobre la tarea respectiva. Gracias a la integración en Microsoft Outlook, esta funcionalidad también está disponible para grupos y equipos de Outlook. Esto hace que Microsoft Planner sea particularmente interesante para el soporte de aplicaciones.

Si es necesario, también puede realizar sus tareas desde aquí provisto de archivos adjuntos, Planifique citas en el calendario o registre y organice notas de reuniones.

Propina: Al configurar el acceso de invitados, sus equipos también pueden trabajar con personas fuera de su organización.

3.2. Vista de planificación para mostrar actividades en un calendario

Con Microsoft Planner, nunca volverá a perder una fecha límite en el futuro, porque puede Mostrar fechas de vencimiento cómodamente en la vista de planificación o, si es necesario, transfiera las entradas directamente a su calendario de Outlook (fuente de iCalendar). También tienen el Posibilidad de recuerdos en forma de Establecer notificaciones vencidasquien le informará por correo electrónico o SMS sobre las tareas a realizar en la próxima semana.

Desde la vista del panel, puede filtrar por tareas con fecha de inicio o vencimiento. Planner muestra las tareas sin fecha límite en la lista «Tareas no planificadas» (a la derecha del calendario). La lista se puede abrir a través del menú desplegable «Agrupar por«Ordenar por categoría, grupos, progreso e ingeniero asignado.

A continuación, puede ver todos los detalles de la tarea correspondiente en la vista general haciendo clic en «Mostrar en el mapa».

Gracias al calendario integrado, siempre puede vigilar sus tareas.

Gracias al calendario integrado, siempre puede vigilar sus tareas.

Propina: Puede eliminar una tarea del calendario simplemente arrastrándola y soltándola en la lista «Tareas no programadas» o eliminando la fecha de vencimiento y de inicio en la ventana de edición.

3.3. Resolución de problemas más eficiente con la ayuda del chat del proyecto

Sobre el chat de proyecto integrado Puedes hablar con el resto de miembros de tu equipo sobre el avance del proyecto, cualquier novedad o problema y la tramitación de determinadas tareas. El chat permite un intercambio en tiempo real. contribuyendo así a una forma de trabajo más rápida y eficaz.

Puede encontrar aún más consejos y trucos sobre Microsoft Planner en este video tutorial:

  • muy claro y fácil de usar
  • también se puede utilizar sin conexión
  • Los proyectos se pueden trabajar juntos en equipo
  • Fácil de mover con arrastrar y soltar
  • Posibilidad de visualización mediante diagramas
  • Resumen práctico del calendario para proyectos
  • Posibilidad de integración en Outlook, Teams y Sharepoint
  • Almacenamiento de archivos en línea
  • Ya incluido en el paquete empresarial de Office 365
  • solo es adecuado para proyectos pequeños y medianos
  • no incluye gestión de recursos
  • Las tareas no pueden depender unas de otras

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