Escriba de nuevo … plantillas de cartas y las normas DIN aplicables

Las letras escritas a mano ya son una rareza en la actualidad. La mayor parte de la correspondencia entre empresas, particulares y empresas, pero también entre particulares, se realiza ahora mediante procesadores de texto. Si bien Word and Co. ayuda con la corrección tipográfica y ortográfica, las plantillas suministradas para letras de ninguna manera cumplen con los estándares aplicables. Por lo tanto, en el siguiente artículo nos ocuparemos de DIN 5008 (reglas de redacción y diseño para procesamiento de textos) y DIN 676 (diseño de cartas comerciales).

  • DIN 5008 determina el diseño de una carta comercial.
  • Con la información contenida en este estándar DIN, usted mismo puede crear fácilmente una plantilla de carta para su procesamiento de texto.
  • DIN 676 A y B regulan diferentes representaciones del membrete.

DIN – ¿para qué?

En Alemania, el estado regulador, hay una gran cantidad de estándares fijos, los llamados estándares DIN, que están fechados Instituto Alemán de Normalización V. (DIN) Sobre todo, estar formulado para regular un proceso o la naturaleza de una cosa de manera uniforme. A nivel internacional, las normas son establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Puede encontrar una descripción general de todas las normas DIN aquí. Las normas DIN tienen el carácter de recomendaciones y, por lo tanto, generalmente no son obligatorias. Sin embargo, empresas como Deutsche Post se alinean con estos estándares DIN, por ejemplo, para facilitar la lectura mecánica de las direcciones de los destinatarios.

Para el tema del título de este artículo están las normas DIN DIN 5008 y DIN 676 pertinente.
Lamentablemente, Beuth Verlag GmbH sólo vende online las normas DIN mediante pago, por lo que no pueden consultarse simplemente en Internet.

DIN 5008 – diseño de letras

Una carta comercial debe basarse en DIN 5008. Esta norma DIN regula las reglas de escritura y diseño para el procesamiento de textos y, por lo tanto, también para las cartas electrónicas. Lo que se aplica al sector empresarial también debería prevalecer en el sector privado. Desafortunadamente, Word and Co. solo puede ayudar al usuario de manera limitada con sus plantillas de acuerdo con el estándar DIN, ya que muchos errores solo se cometen a través de la entrada del usuario.

DIN 676 – diseño de letras

DIN 676 describe la división de páginas DIN A4 conforme a DIN.

La línea de vuelo a la izquierda (borde lateral) es de 24,1 mm aquí y de 8,1 mm a la derecha. No se requiere un margen inferior. Recomendamos entre 20 y 30 mm. Usamos 30 mm.

Hay dos formas diferentes:

Formulario A para cartas comerciales con membrete pequeño

El membrete tiene aquí 27 mm de alto, adecuado principalmente para la forma corta y pequeña sin logotipo. El campo de dirección se adjunta al membrete de 33,9 mm. La primera marca de pliegue se mide a 87 mm desde la parte superior de la hoja, la segunda marca de pliegue se mide a 105 mm desde la parte inferior, de modo que el pliegue crea un desplazamiento.

antiguo

Forma A
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Formulario B para cartas comerciales con membrete extendido

El membrete tiene 45 mm de alto y ofrece suficiente espacio para un logotipo y otra información. El campo de dirección se adjunta al membrete de 50,8 mm. La primera marca de pliegue se mide a 105 mm desde la parte superior de la hoja, la segunda marca de pliegue se mide a 87 mm desde la parte inferior de la hoja. El pliegue cierra la carta al ras.

antiguo

Forma B
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Estructura de una carta comercial

Una carta se divide en las siguientes secciones:

– membrete
– Campo de dirección y bloque de información
– línea de símbolos de referencia
– Tema
– campo de texto
– Pie de letra

Membrete

El membrete suele contener el nombre de la empresa, logotipo, etc. Dependiendo del formato de letra (DIN 676) utilizado, tiene una altura de 27 mm (variante A) o 45 mm (variante B), medida desde la parte superior de la página.

Campo de dirección

El campo de dirección real contiene la mayoría de los errores, especialmente desde que se cambió el estándar DIN y se hizo vinculante el 01/01/2007. Aquí se debe cumplir la norma DIN porque el campo de dirección está orientado a la legibilidad mecánica para una clasificación completamente automática. La fuente debe ser legible por máquina en 10 a 12 pt, por ejemplo, Arial, Courier, Helvetica.

El campo de dirección tiene un tamaño de 45×85 mm, comienza a una altura de 33,9 mm (Forma A) o 50,8 mm (Forma B) y se encuentra a 20 mm del borde izquierdo de la hoja. Con un margen de 24,1 mm, el campo de dirección sobresale 4,1 mm hacia la izquierda. Los primeros 5 mm del campo de dirección permanecen vacíos o se pueden utilizar para la dirección del remitente en forma abreviada. En este caso, sin embargo, debe estar en una fuente mucho más pequeña (6 puntos) para distinguirla de la dirección real.

Al doblar el diseño de la carta de acuerdo con el Formulario B, la dirección del remitente aún se puede ver en la ventana de dirección del sobre.

El campo de dirección incluye un total de 9 líneas. Las primeras 3 líneas son para adiciones y notas, mientras que las siguientes 6 líneas son solo para la dirección. Las líneas que no son necesarias simplemente permanecen libres en la parte superior o inferior.

Construcción:

1 hasta aquí para notas
2 y accesorios como
3 Registrado, personal, sin reenvío, completado de abajo hacia arriba (3, 2, 1)

4 La dirección siempre comienza aquí.
5 Las líneas restantes pueden quedar por debajo
6 simplemente vacío
Séptimo
Octavo
9 hasta aquí para la dirección

Ejemplo:

1
2 personales
3 correo certificado
4 Empresa modelo de empresa
5 mujer
6 María Mustermann
7 Musterstrasse 1
8 11111 ciudad modelo
9

La línea en blanco de uso frecuente entre la calle y el lugar de residencia se ha omitido desde el cambio de DIN. Esto mejora la legibilidad de la máquina, simplifica la entrega y proporciona una línea adicional para la dirección del destinatario. Tampoco hay ninguna línea en blanco entre el área para adiciones / comentarios y la dirección.

Si el destinatario vive en el extranjero, el nombre del lugar y el país del destinatario (en alemán) se escriben en mayúsculas. Se omite la letra del país delante del código postal.

Ejemplo:

1
2
3 correo certificado
4 Empresa modelo de empresa
5 mujer
6 María Mustermann
7 Musterstrasse 1
8 1111 MUSTERSTADT
9 MUSTERLAND

Los distritos de una ciudad se insertan frente a la calle si es necesario. (consulte también el folleto de información de Swiss Post).

ejemplo

1
2
3 personal
4 Empresa modelo de empresa
5 Sra. Maria Mustermann
6 abolladuras
7 Musterstrasse 1
8 53225 Bonn
9

Bloque de información

Una carta también puede contener un bloque de información. Esto comienza a la misma altura que el campo de dirección (33,9 o 50,8 mm) a una distancia del borde lateral de 125,7 mm (o 101,6 mm de la línea de alineación con un borde lateral de 24,1 mm).

En el bloque de información hay una línea de comunicación si se requiere más información como fax, correo electrónico o internet. Se da la posición (información desde el borde de la hoja o la línea de alineación): fax (125.7 / 101.6), correo electrónico (151.1 / 127.0), internet (176.5 / 152.4). Los textos de las 3 posiciones están justificados a la izquierda a continuación.

El bloque de información también puede contener los detalles de una línea de símbolos de referencia y así reemplazarlos. Luego incluye la información como en la línea de números de referencia, con la fecha en primer lugar y dos puntos después de las palabras clave como «su mensaje de» seguido del texto correspondiente. Los encabezados duplicados como «Su referencia», «Su mensaje de» se escriben en dos líneas. Todas las palabras clave comienzan en 125,7 mm desde el borde de la hoja o 101,6 mm desde la línea de alineación.

Línea de carácter de referencia

La línea del número de referencia generalmente incluye información sobre el número de archivo o la fecha de la referencia, su propio número de archivo, autor y extensión, así como la fecha. Para FormA comienza a una altura de 80,4 mm para FormB a una altura de 97,4 mm. La distancia de una palabra clave a otra es de 50,8 mm.

También puede diseñar la línea del símbolo de referencia con una tabla, etc. Es mejor usar un tamaño de fuente más pequeño aquí (6 pt han demostrado ser útiles).

Si no utiliza una línea de símbolos de referencia, la fecha debe estar en el bloque de información (ver arriba) en la primera línea debajo del campo de dirección (125,7 mm desde el borde izquierdo de la hoja o 101,6 mm desde la alineación).

La notación de la fecha está regulada en DIN EN 28601. Sin embargo, en cartas comerciales, la fecha se escribe numéricamente 2007-03-19 (AAAA-MM-DD) o alfanuméricamente el 19 de marzo de 2007. La antigua notación (DD.MM .YY) se descartó con el nuevo DIN, pero aún se usa.

Tema

El asunto de una carta sigue 2 líneas después de la línea del carácter de referencia.
Si no se utiliza ninguna línea de símbolos de referencia, el asunto sigue 2 líneas después del campo de dirección, por lo que aquí se entiende el final máximo del campo de dirección y no el final real. En consecuencia, el tema comienza en la línea 12.

1
2
3 hasta aquí espacio para comentarios
4 mujer
5 María Mustermann
6 Feldstrasse 1
7 11111 ciudad de prueba
Octavo
9 Campo de fin de dirección
10
11
12 sujetos

El tema no contiene la palabra tema, ya que todavía se lee a menudo, puede extenderse a más de 2 líneas y no termina con un punto. El tema se puede resaltar ópticamente, por ejemplo, en negrita.

Después del asunto, hay 2 líneas en blanco antes de que comience el campo de texto.
Si no usa un asunto, la línea del asunto ya está reemplazada por el campo de texto (2 líneas de alto).

Campo de texto

El campo de texto con saludo, texto y saludo va seguido de 2 líneas después del asunto. Al igual que el saludo, el saludo real debe separarse una línea del texto. Tras el saludo, sigue la compañía del autor con interlineado de un renglón, luego hasta 3 líneas en blanco (para sello y firma) y finalmente el nombre del autor.

1 saludo
2
3 empresa
Cuarto
5
Sexto
7 Sr. Mustermann

El nombre de la última línea no se pone entre corchetes ni entre guiones.

Una nota sobre los archivos adjuntos o una lista de distribución también se separa del nombre del autor con al menos una línea en blanco (4 han demostrado ser útiles) y también se puede colocar a la derecha del saludo (según DIN 125,7 milímetros desde el borde izquierdo de la hoja). Se puede mencionar la palabra adjunto, pero no está escrita con dos puntos y no está subrayada.

Pie de letra

El último componente de una letra DIN 5008 es el pie de letra. Esto generalmente incluye la disponibilidad completa de la empresa, información en el formulario comercial y director gerente, datos de contacto, datos bancarios, etc.

Tenga en cuenta las siguientes notas de estructuración:

  • Los códigos postales no se desglosan:
    11111 ciudad de prueba
  • Los códigos bancarios se dividen en dos bloques de tres y un bloque de dos, con el código BLZ al frente sin dos puntos:
    Código bancario 123123 12
  • La información IBAN internacional, por otro lado, se divide en 5 grupos de cuatro y un grupo de dos:
    IBAN 1234 1234 1234 1234 1234 12
  • Los números de apartados postales se dividen en dos dígitos desde la derecha:
    Apartado de correos 1 12 12
  • Los números de teléfono no están desglosados. Ponga un espacio entre el código de área y el número de teléfono:
    040 123456, internacional +49 40 123456
  • Una extensión se puede separar con un guión:
    040 122-110
  • Para una mejor legibilidad, partes del número de teléfono se pueden resaltar en color:
    040 122-110
  • Los códigos de área internacionales se escriben de la siguiente manera según DIN 5008:
    +49 621 122-0

Plantilla para una carta DIN para descargar en formato DOC

Encontrará una plantilla basada en las explicaciones anteriores en el formato 676A y 676B en WinTotal para su descarga gratuita. Puede adaptar fácilmente la plantilla según sus propios requisitos. La plantilla establece correctamente el etiquetado de las siguientes páginas en la parte inferior derecha (…).

¿Olvidar algo?

En mi opinión, las reglas para DIN 5008 y 676 son muy complejas. Por lo tanto, si encuentra errores claros en esta breve introducción o si cree que debemos incluir urgentemente una u otra sugerencia, escríbanos. Luego agregaremos esto inmediatamente. De lo contrario, nos gustaría enfatizar nuevamente que las pautas DIN son solo recomendaciones. Muchos detalles también son una cuestión de gustos y muchas empresas los manejan de forma variable (por ejemplo, los márgenes).

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