El análisis de impacto empresarial

Toda empresa debe protegerse de situaciones de crisis para mantener su capacidad comercial lo mejor posible en caso de interrupciones comerciales. Y dado que incidentes como desastres naturales, ciberataques o robos suelen ser una completa sorpresa, es necesario identificar con antelación los posibles riesgos y desarrollar estrategias eficaces. En este contexto, el análisis de impacto empresarial (BIA) juega un papel central. Esto sirve para el impacto de una crisis en la empresa para ser registrado en forma de informe BIA. Es importante reconocer los vínculos y las dependencias mutuas dentro de la organización: los requisitos previos para una gestión de riesgos exitosa.

¿Qué es un análisis de impacto empresarial?

Un análisis de impacto empresarial es un proceso sistemático que consta de un componente exploratorio y un componente de planificación. El componente exploratorio incluye la identificación de los riesgos potenciales que enfrenta una empresa en caso de interrupciones del negocio. El foco está en el efectos concretosque tengan incidencias específicas en la organización y áreas como finanzas, seguridad, marketing o aseguramiento de la calidad. El componente de planificación consiste en el desarrollo de estrategias que tienen como objetivo minimizar los riesgos. El resultado del análisis es el informe BIA, que, además del plan de gestión de crisis, es una parte importante de un plan de continuidad general. A continuación te explicamos Procedimiento y contenido un análisis de impacto empresarial en detalle.

Análisis de impacto empresarial: cómo hacerlo

El formato y el contenido exacto de un BIA varían de una empresa a otra. Sin embargo, al implementarlo, casi siempre sigue los siguientes pasos:

  1. Recopilación de información
  2. Evaluación de la información
  3. Resumen de Resultados
  4. Presentación a la dirección

Se puede crear un informe BIA internamente o con la ayuda de recursos externos. Sin embargo, trabajar con empleados internos es esencial, ya que brindan un conocimiento valioso para el primer paso. En este, puede identificar todos los procesos comerciales existentes, así como las relaciones entre funciones y áreas individuales. Estas Recopilación de información A menudo se realiza a través de entrevistas personales o encuestas automatizadas. Esto hace que sea más fácil clasificar las funciones comerciales según su importancia y evaluar los efectos financieros y no financieros en caso de falla. Al recopilar los datos de análisis, es útil tener en cuenta las siguientes preguntas:

  • ¿En qué medida los diferentes departamentos dependen de ciertos sistemas y procesos comerciales?
  • ¿Qué tipo de riesgos conllevan las vulnerabilidades identificadas?
  • ¿Quién es responsable de los acuerdos de nivel de servicio?
  • ¿Cuáles y cuántos empleados se requieren en un lugar de recuperación?
  • ¿Qué tipo de recursos / equipos se necesitarán en caso de falla?
  • ¿Cómo se debe manejar la gestión del efectivo y la liquidez en la fase de recuperación?

Una vez que haya resuelto las preguntas anteriores, reconocerá más rápidamente qué tipo de datos necesita para su análisis de impacto empresarial. En la mayoría de los casos, deberá solicitar la siguiente información:

  • Nombre del proceso y descripción detallada
  • Departamento responsable y ubicación
  • Recursos humanos y técnicos involucrados en el proceso
  • Lista de todas las entradas y salidas del proceso
  • Lista de todos los departamentos que dependen de los productos
  • Máximo tiempo de inactividad sin impacto perceptible
  • Impacto operativo y financiero en caso de avería
  • Efectos externos / legales en caso de falla (por ejemplo, clientes, autoridades, etc.)
  • Descripción de fallas anteriores y las consecuencias asociadas
  • Descripción de los procedimientos de recuperación o reubicación del trabajo.

En el segundo paso, toda la información recopilada se valida con la ayuda de auditores y luego se analiza. Al analizar los datos por computadora o manualmente, es importante resaltar las funciones, sistemas, empleados y recursos que son necesarios para la continuidad del negocio. Aquí también está claro en qué Periodo de tiempo Las funciones fallidas deben restaurarse para que pueda evitar en gran medida efectos como retrasos en el pago de salarios, daños a su imagen, multas o satisfacción del cliente.

Los siguientes dos pasos son sobre el resumen claro de los resultados y la presentación del informe BIA a la gerencia. El informe puede incluir tablas y gráficos para visualizar las posibles pérdidas y Recomendaciones de recuperación ilustrar. Para respaldar de manera óptima las declaraciones, agregue información sobre el procedimiento y los resultados detallados de la encuesta en el apéndice. Con las siguientes instrucciones, puede crear su propia plantilla de análisis de impacto empresarial y adaptarla según sea necesario.

propina

La versión actual del programa de hoja de cálculo de Excel es ideal para crear un informe BIA claro, que puede usar en combinación con otras soluciones de Office, entre otras. en el paquete Microsoft 365 de IONOS. Gracias a funciones como el «Dynamic Link», los diagramas de las presentaciones de PowerPoint se adaptan automáticamente a los datos de los archivos Excel vinculados.

Contenido de un análisis de impacto empresarial: ejemplo

En la siguiente plantilla de análisis de impacto empresarial, puede ver cuatro tablas que deben completarse con la mayor precisión posible. Cuanto mejor describa los procesos, sus relaciones e implicaciones, mejor funcionará un plan de continuidad.

Tabla 1: Áreas de negocio y procesos padre

  • Columna A: Área de negocios – se explica por sí misma
  • Columna B: Número de empleados – número de empleados a tiempo completo en el área de negocio respectiva
  • Columna C: Proceso principal – descripción de la función principal del área de negocio respectiva
  • Columna D: Clasificación de prioridad – clasificación de la función o funciones según la importancia para los procesos en el área de negocio respectiva
  • Columna E: Objetivo de tiempo de recuperación: tiempo necesario para restaurar el PP después de una falla
  • Columna F: Objetivo del punto de recuperación: punto exacto en el tiempo en el que se debe restaurar la PP
  • Columna G: Proceso principal dependiente de – nombres de las organizaciones / procesos de los que depende el PP
  • Columna H: Proceso principal requerido por – nombres de las organizaciones / procesos que dependen del PP

Tabla 2: Subprocesos

  • Columna A: Subproceso (SP) – Descripción de las funciones de apoyo de las que es responsable el área de negocio respectiva
  • Columna B: Clasificación de prioridad – clasificación de la función o funciones según la importancia para los procesos en el área de negocio respectiva
  • Columna C: Objetivo de tiempo de recuperación: tiempo necesario para restaurar el SP después de una falla
  • Columna D: Objetivo del punto de recuperación: punto exacto en el tiempo en el que se debe restaurar el SP
  • Columna E: Subproceso dependiente de – nombres de las organizaciones / procesos de los que depende el SP
  • Columna F: Proceso principal requerido por – nombres de las organizaciones / procesos que dependen del SP
  • Columna G: Impacto cuantitativo – Implicaciones financieras asociadas con el proceso principal, p. Ej. B. ventas anuales generadas

Tabla 3: Tiempo necesario para la recuperación del personal

  • Columna A: Impacto cualitativo – Impacto no financiero, p. Ej. B. Daño a la imagen
  • Columnas B – G: Tiempo necesario para la recuperación del personal: muestra cuánto tiempo necesitan los empleados para «hacer negocios casi como siempre «

Tabla 4: Tiempo requerido para tecnología y servicios

  • Columna A: Estrategia de recuperación: describe los pasos que puede seguir la unidad de negocio para restaurar el flujo de trabajo normal, como: B. Oficina en casa, espacio de oficina temporal, etc.
  • Columnas B – G: Tiempo requerido para la recuperación de tecnología o servicios – Lista de servicios de red o sistemas de TI necesarios que deben recuperarse dentro de un cierto período de tiempo

BIA versus evaluación de riesgos

Un análisis de impacto empresarial no debe confundirse con uno Evaluación de riesgos. Ambos son elementos importantes de un plan de continuidad, que incluye: también incluye comunicación de crisis. Un BIA generalmente se crea antes de una evaluación de riesgos. Sirve como punto de partida para el equipo de gestión, que elabora estrategias para la continuidad del negocio basadas en los resultados bien fundamentados de BIA. Por tanto, un BIA se centra en los efectos que tienen los incidentes en los procesos de negocio y cuantifica los gastos monetarios y no monetarios. La evaluación de riesgos, sin embargo, intenta ciertos peligros como incendios, terremotos u otros desastres naturales. Se evalúa en qué medida los empleados, los bienes raíces o la cadena de suministro de una empresa están en riesgo de tales crisis.

Nota

Dado que los procesos comerciales pueden cambiar, asegúrese de realizar también el análisis de impacto comercial actualizado regularmente se convierte. Esta es la única forma de que la dirección actúe de forma eficaz en una crisis y minimice los daños.

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